viernes, 7 de febrero de 2014

20 Claves para una conversación eficaz

¿Qué es una conversación eficaz? Aquella que consigue un resultado satisfactorio (para ello hay que tener un objetivo previo), que se plasma en una acción concreta. Además, hacerlo optimizando los recursos disponibles. En este sentido, son cuatro cosas las que tenemos que saber hacer correctamente para mantener una conversación efectiva: escucharopinarpedir y ofrecer.

Pues desde esta perspectiva, hablar por hablar o hablar por desahogarse, no es una conversación eficaz.

Esta es mi particular crónica de la sesión que ofreció ayer en ESADE Catherine Paredes (Cati), directora fundadora de Human Software, una empresa de coaching. La sesión se titulaba Influencia Relacional: el arte de conversar de forma efectiva.

Cati ha dicho que hay una regla de oro que siempre se cumple, para influir a través de una conversación, el 30% del tiempo tengo que hablar yo y el 70% el otro. Interesante dato.

5 claves de escucha efectiva

  1. Reducir la brecha de inexactitud, que consiste en preguntar lo que no nos queda claro.
  2. Empatizar, entendido como "ponerse en los zapatos del otro", para lo cual -ha dicho Cati- previamente tengo que haberme quitado los míos.
  3. Hacer preguntas abiertas, que son aquellas cuya respuesta no es una palabra o monosílabo, sino una explicación más extensa. Una pregunta abierta es ¿Qué planes tienes para las vacaciones? y una cerrada es ¿Irás a la playa en vacaciones?
  4. Hacer preguntas de precisión, del tipo "¿Qué quieres decir con "poco profesional"?" con el objetivo de evitar tomar los juicios -ya sean propios o ajenos- por hechos.
  5. Hacer preguntas movilizadoras, que son aquellas que empujan al otro a la acción. Por ejemplo.... "Tienes razón, pero... ¿Qué podemos hacer la próxima vez que esto suceda?"
Si escuchar es clave para conversar de manera eficaz, también lo es saber opinar de manera efectiva y conciliadora.

5 claves para opinar efectivamente

  1. Ser impecable con mis palabras: se trata de cambiar la "queja improductiva" por un "reclamo productivo", evitando las críticas, los comentarios tóxicos o hablar de terceros.
  2. Expresar las necesidades en positivo. No es lo mismo decir "No soporto que me controles" que "Necesito un poco más de espacio".
  3. Evitar quitar protagonismo al otro, interrumpiendo el discurso del otro con frases del tipo "A mí me pasó lo mismo, mira, te explico....bla, bla, bla"
  4. Reducir la tendencia a dar consejos, porque eso rompe la relación de igualdad, situándome a mí en una posición de maestro o similar. Y si encima el consejo funciona, pues estoy generando dependencia.
  5. Mostrar apertura: es decir, no tomar mis juicios por hechos. Lo que yo digo es mi punto de vista, no la descripción fiel de la realidad.
Para conversar de forma efectiva, es mejor sumar que discrepar (p.e. mejor decir "Pues no había contemplado este punto de vista" que "No estoy de acuerdo"); mejor preguntar que aconsejar (¿Qué ha pasado? ¿Cómo te sientes al respecto? ¿Qué puedes hacer la próxima vez? ¿Qué pasaría si...? ); y mejor comprender que presuponer.

Pero si se trata de conseguir la acción del otro para obtener un resultado concreto, resulta también muy importante saber cómo pedir. Hay que decir lo que uno necesita: no es tan "romántico" pero es mucho más práctico.

Y para los que sean reacios a pedir, decir que las peticiones tienen muchos efectos positivos: generan intercambio, sinergias y  fomentan la confianza entre las personas. Todo ello es muy saludable para las relaciones.

5 claves para pedir efectivamente

  1. Comprobar si la persona tiene los recursos necesarios: de lo contrario es imposible que pueda satisfacer mi petición.
  2. No confundir pedir con exigir
  3. Explicar el "para qué"; porque ésta es la única forma de generar compromiso. Que el otro entienda por qué necesito lo que le pido.
  4. Clarificar las condiciones: algo muy importante para evitar el conflicto y la frustración. No hay que dar nada por sabido: ni las condiciones de satisfacción ni los plazos.
  5. Indagar si lo que pido motiva al otro
Hay una relación directa entre saber pedir algo y conseguir ese algo.

Y para terminar, hay que tener claro que de nada sirve hacer buenas peticiones si no lo compenso con ofertas. "Para hacerte visible, pide. Para generar deuda, ofrece" ha dicho la ponente.

5 claves para ofertar efectivamente

  1. Que sea de valor o interés para el otro, y la única forma de tener información al respecto es preguntando. Para generar poder de influencia y deuda emocional, hay que hacer ofertas de valor, y para eso, hay que invertir tiempo en conocer las expectativas e intereses del otro (que pueden ser muy diferentes a las mías, no hay que dar nada por sentado).
  2. Clarificar las condiciones de la oferta; para evitar que se generen falsas expectativas y conflictos, que perjudican no sólo mi imagen, también la relación.
  3. Regular la fuerza de mi oferta: que no se convierta en una imposición que el otro no pueda rechazar.
  4. Clarificar el para qué; esto es importante para que la otra persona no se sienta incómoda ni genere suspicacias al respecto.
  5. Asegurarme de tener los recursos para cumplir lo que ofrezco.
El impacto de las ofertas en las relaciones interpersonales también es muy positivo, ya que si lo que ofrezco es de verdad valioso para el otro, fortalece y transforma la relación. A partir de entonces, el otro está en deuda conmigo.

Me ha parecido una sesión muy interesante de la que se pueden extraer consejos muy prácticos para mantener conversaciones más eficaces. ¡Espero que te resulte útil!

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